Wer kennt das nicht: Normalerweise versucht jeder Arbeitnehmer, private Angelegenheiten in seiner Freizeit zu tätigen. Manchmal ist es jedoch nicht möglich, Emails oder dringliche Internet-Recherchen nicht-geschäftlicher Natur außerhalb der Arbeitszeit zu erledigen. Auf der anderen Seite wird bezahlte Arbeitszeit nicht geschäftlich genutzt und den Arbeitgebern entsteht in nicht seltenen Fällen ein enormer finanzieller Schaden. Seit geraumer Zeit gibt es nun ein Verfahren, das private und dienstliche Internet- und E-Mail-Nutzung trennt. Bei der Entwicklung und letztlichen Einführung 2007 des Systems webFox des Nürtinger IT-Hauses Aurenz standen die einfache Verwaltung von privaten Zeitbudgets sowie die Erfüllung der Datenschutzvorgaben und rechtliche Rahmenbedingungen im Vordergrund.
Für die beteiligten Personen aus dem Management, Betriebsrat sowie IT-Verantwortliche schafft webFox damit die erforderliche Rechtssicherheit. Wichtig dabei ist, dass die dienstlichen Nutzungen des Internets durch den Arbeitgeber kontrolliert werden können. Dagegen werden die privaten Nutzungen legitimiert, unterliegen aber weiterhin einem strengen Datenschutz und können nur in begründeten Ausnahmefällen nach dem Vier-Augen-Prinzip vom Arbeitgeber eingesehen werden. Erste Untersuchungen des Unternehmens Aurenz zeigen, dass der Einsatz von webFox die Effizienz der Internet- und E-Mail-Nutzung steigert. Gleichzeitig verbessert sich durch das legitimierte private Surfen im vereinbarten Rahmen die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter.
 
Und so funktioniert webFox: Über eine Eingabemaske am Bildschirm entscheiden die Mitarbeiter, ob sie Internet oder E-Mail für private oder dienstliche Zwecke nutzen wollen. Loggt sich ein Nutzer über „PRIVAT“ ein, befindet er sich in seinem privaten Nutzungsbereich. Hier können die Verbindungsdaten, falls dies gewünscht ist, verschlüsselt gespeichert werden. Alle Daten sind dann nur in begründeten Ausnahmefällen (z. B. Gefahr im Verzug) einsehbar.

Auf dem webFox-Server können alle relevanten dienstlichen Daten für statistische Auswertungen zusammengefasst werden. Die dienstliche Internetnutzung kann das Unternehmen zum Beispiel durch monatliche Stichprobenauswertungen jederzeit kontrollieren. Die Stichprobenquote ist dabei auf maximal 10 Prozent beschränkt.

Sollte sich ein Unternehmen entscheiden, webFox bei sich einzuführen,  beginnt die Umsetzungsphase. Ein detaillierter Plan, der zwischen Unternehmensführung, IT-Verantwortlichem, Sicherheitsbeauftragtem und Betriebsrat abgestimmt wird, legt die einzelnen Schritte bis zur endgültigen Nutzung fest. Ein wichtiger Baustein im Implementierungsprozess ist die Information und Schulung der Mitarbeiter. „Es ist enorm wichtig, die Mitarbeiter bei solch tief gehenden Veränderungen mitzunehmen. Sonst sind derartige Prozesse oftmals zum Scheitern verurteilt“, betont Jürgen Dagutat, Change-Experte bei Aurenz. So werden bereits im Vorfeld der Installation Ängste über mögliche Kontrollen abgebaut, die Vorteile des webFox verdeutlicht und die Akzeptanz für die spätere Nutzung am Arbeitsplatz gefördert.

th